De Duitse wet op due diligence van bedrijven ter voorkoming van schendingen van mensenrechten in toeleveringsketens (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG) is op 1 januari 2023 in werking getreden, hoewel de laatste zin van artikel 1 van de LkSG bepaalt dat deze pas vanaf 1 januari 2024 van toepassing is op Veonet GmbH en haar dochterondernemingen.
Volgens § 2 (6) zin 3 van de LkSG omvat het eigen bedrijfsgebied van de moedermaatschappij een groepsmaatschappij als de moedermaatschappij een beslissende invloed uitoefent op de groepsmaatschappij. Volgens onze huidige beoordeling omvat onze bedrijfsafdeling daarom ook de bedrijfsafdeling van de eyescan Group in Nederland, de Miranza Group in Spanje, de Ober Scharrer Group in Duitsland, de SpaMedica Group in het Verenigd Koninkrijk en de Vista Group in Zwitserland.
Het doel van de wet is het verbeteren van de bescherming van mensenrechten en het milieu in de eigen bedrijfsvoering en in de toeleveringsketen van bedrijven. Om dit doel te bereiken legt de LkSG de betrokken bedrijven een aantal due diligence-verplichtingen op, waaronder maatregelen om de in de LkSG gespecificeerde risico's te vermijden en documentatie- en rapportageverplichtingen.
Naast maatregelen voor risicoanalyse en preventie hebben we bij Veonet GmbH onder andere een beginselverklaring en een gedragscode voor leveranciers, die de verwachtingen bevatten die we hebben ten aanzien van mensenrechten en milieu voor onze eigen werknemers en onze directe leveranciers. We eisen dat onze eigen werknemers en onze directe leveranciers aan de gecommuniceerde verwachtingen voldoen.
De LkSG vereist ook dat er binnen het bedrijf een geschikte klachtenprocedure bestaat, via welke zowel interne (d.w.z. werknemers) als externe personen (in het bijzonder leveranciers en hun werknemers) contact kunnen opnemen met het bedrijf om risico's of schendingen op het gebied van mensenrechten en milieu te melden.
Elke schending van mensenrechten- en milieuverplichtingen onder de LkSG in verband met onze operationele activiteiten, producten of diensten en die van onze leveranciers kunnen worden gemeld via ons klachtenportaal. De riskmanagement@veonet-group.com is verantwoordelijk voor het afhandelen van klachten.
De klachtenprocedure is als volgt georganiseerd
U kunt ons klachtenportaal gebruiken om klachten in te dienen die onze aandacht vestigen op mensenrechten- of milieurisico's en schendingen van de verbodsbepalingen van de LkSG in ons eigen bedrijfsgebied en in de toeleveringsketen. De term "toeleveringsketen" is breed en omvat zowel onze directe leveranciers als onze indirecte leveranciers. Volgens Sectie 2 (2) en (3) van de LkSG omvatten de risico's en overtredingen in het bijzonder het volgende:
Klachten moeten gebaseerd zijn op feiten. Klachten kunnen met behulp van het hiervoor bestemde formulier online of per post worden ingediend bij het interne meldpunt bij Veonet GmbH, Claudius-Keller-Strasse 3a, 81669 München.
Klachten moeten in eerste instantie zoveel mogelijk relevante informatie bevatten over de feiten van de zaak, voor zover de personen die de klacht indienen over deze informatie beschikken. Klachten moeten ook aangeven welk resultaat met de klacht moet worden bereikt. Klachten kunnen worden geschreven in het Duits, Engels, Nederlands en Spaans.
Iedereen die zich bewust wordt van risico's of schendingen van mensenrechten en milieukwesties in de zin van de LkSG kan een klacht indienen. Dit geldt in het bijzonder voor onze werknemers en de werknemers van onze directe en indirecte leveranciers, maar ook voor verenigingen van personen zoals NGO's. Het is ook mogelijk om anoniem een klacht in te dienen. De klacht wordt vertrouwelijk behandeld en wordt daarom alleen verwerkt door de Veonet-afdeling die verantwoordelijk is voor de verdere afhandeling en waarvan de medewerkers onderworpen zijn aan een strikte geheimhoudingsplicht en onafhankelijk en niet gebonden zijn aan instructies bij het verwerken van klachten.
De klachtenprocedure bestaat in principe uit de volgende procedurele stappen:
a. Wij bevestigen de ontvangst van de klacht aan de persoon of organisatie die de klacht indient binnen 7 werkdagen na ontvangst van de klacht (tenzij de klacht anoniem is ingediend).
b. We zullen dan overwegen of de klacht binnen de reikwijdte van de klachtenprocedure valt; zo niet, dan zullen we de persoon of organisatie die de klacht heeft ingediend hiervan op de hoogte stellen met een korte motivering (tenzij de klacht anoniem is ingediend). Een dergelijk onderzoek mag niet langer dan 1 maand duren.
c. Tenzij de klacht anoniem is ingediend, bespreken we de feiten van de klacht binnen 3 maanden na ontvangst van de klacht met de klager of organisatie om de klacht en de onderliggende feiten beter te begrijpen. Als onderdeel van dit gesprek bepalen we ook met de klager of organisatie welke verwachtingen er zijn ten aanzien van mogelijke preventieve of corrigerende maatregelen van de kant van de klager of organisatie.
In het geval dat een klacht gegrond blijkt te zijn, zullen we onmiddellijk de nodige maatregelen nemen - indien nodig in overleg met de betreffende leverancier/zakenpartner - om het geïdentificeerde risico of de schending van mensenrechten en milieukwesties te beëindigen of tot een minimum te beperken. Welke maatregelen geschikt en passend zijn om dit doel te bereiken, moet per geval worden beoordeeld. We stellen de persoon of organisatie die de klacht indient op de hoogte van de ondernomen actie, tenzij de klacht anoniem is ingediend. In het geval van een ongegronde klacht ontvangt de persoon of organisatie die de klacht indient een brief waarin de redenen worden samengevat.
Wij zijn wettelijk verplicht tot geheimhouding en bescherming van de persoon of organisatie die de klacht indient. Wij staan met volle overtuiging achter deze verplichtingen, omdat het in ons belang is om klachten aan het licht te brengen en te verhelpen.
Als een klacht anoniem wordt ingediend, worden er geen maatregelen genomen om de identiteit te achterhalen van de persoon of organisatie die de klacht indient.
Klagers of organisaties die te goeder trouw en naar beste weten klachten indienen over mensenrechten- en milieurisico's en schendingen van due diligence-verplichtingen op het gebied van mensenrechten of milieu, hoeven niet te vrezen voor negatieve actie van onze kant als gevolg van de klacht. We raden daarom aan alleen informatie in te dienen waarvan de persoon of organisatie die de klacht indient, naar beste weten, gelooft dat deze waar is. Als er bewust onjuiste of misleidende informatie wordt verstrekt, kan dit leiden tot strafrechtelijke vervolging.
We beschermen ook de rechten van beschuldigde personen. Het grondwettelijke vermoeden van onschuld geldt totdat het tegendeel bewezen is.
Beoordeling: De effectiviteit van de klachtenprocedure wordt ten minste eenmaal per jaar en op ad hoc basis beoordeeld.
Inwerkingtreding / publicatie: Dit reglement treedt in werking op 01.01.2024. Het zal gepubliceerd worden op de websites van Veonet, de Eyescan Groep, de Miranza Groep, de Ober Scharrer Groep, de SpaMedica Groep en de Vista Groep.